PRIVACYREGLEMENT PROBUSCLUB LEUSDEN
1 november 2018
INHOUD
- Inleiding
- Verwerking persoonsgegevens
- Beheer persoonsgegevens
- Secretariaat
- Website
- Verwerkingsregister
- Verstrekking aan derden
- Bewaartermijn
- Rechten omtrent persoonsgegevens
- Klachten
- Procedure
Bijlage 1 Aanmeldingsformulier nieuwe leden en toestemmingsformulier leden
PRIVACYREGLEMENT PROBUSCLUB LEUSDEN
- Inleiding
Op 25 mei 2018 is de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in heel Europa in werking getreden. Op basis van deze wet heeft Probusclub Leusden een privacyreglement opgesteld ten behoeve van de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In dit privacyreglement wordt omschreven op welke wijze met persoonsgegevens wordt omgegaan. Het bestuur van Probusclub Leusden is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het privacyreglement.
Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacyreglement. Toestemming van de leden zal gevraagd worden voor de verwerking van de persoonsgegevens. Bij het opstellen van dit document is gebruik gemaakt van voorstellen van Probus Nederland. Ook zijn voorstellen meegenomen van de webmasters van Probusclub Leusden.
- Verwerking persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden door Probusclub Leusden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Het opnemen van een nieuw lid in het ledenbestand
- Het bijhouden van een ledenlijst
- Het doorsturen van bepaalde gegevens naar Probus Nederland
- Het verzenden van e-mails, uitnodigingen en verslagen naar de leden
- Het verzenden van facturen naar de leden
- Het inschrijven van leden voor bijeenkomsten en evenementen
- Het rondsturen aan leden van foto’s, video’s en films van bijeenkomsten en evenementen
- Het opzetten en onderhouden van de website van Probusclub Leusden
Hiervoor zijn de volgende persoonsgegevens nodig:
- Voornaam
- Achternaam
- Straat, huisnummer, postcode en woonplaats
- E-mailadres
- Geboortedatum (t.b.v. beoordeling leeftijdsverloop en het wel en wee in de Probusclub)
- Beroep/bedrijf of voormalig beroep/bedrijf
- Telefoonnummers
- Naam partner
- Beheer persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden beheerd door de secretaris. De secretaris informeert zowel de penningmeester als de webmaster(s). De penningmeester beschermt bovendien de IBAN-nummers van de leden, voor zover deze hem bekend zijn.
- Secretariaat
De secretaris verzorgt een ledenlijst met de volgende gegevens: achternaam, voorletters, roepnaam, adres, postcode, plaats, geboortedatum en e-mailadres. Aan deze lijst zijn toegevoegd leden met een bijzonder lidmaatschap en de gegevens van de met de Probusclub Leusden verbonden partners van overleden oud-leden. Deze ledenlijst is uitsluitend bestemd voor de op de lijst voorkomende personen.
De secretaris beheert een archief met een overzicht van alle namen van leden en oud-leden vanaf het ontstaan van Probusclub Leusden.
De secretaris verzoekt elk nieuwe lid een formulier in te vullen met de gevraagde persoonsgegevens. Tevens wordt daarin om toestemming gevraagd om de persoonsgegevens te mogen verwerken. Zie bijlage 1. De secretaris wijst het nieuwe lid op het privacyreglement en vraagt om schriftelijke instemming daarmee.
- Website
De website van Probusclub Leusden is bereikbaar via de website van Probus Nederland. Via https://leusden.probus-nederland.nl verschijnt de website van Probusclub Leusden.
De website heeft een openbaar en een niet-openbaar deel. Voor het niet-openbare deel moet ingelogd worden met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Het openbare deel van de website is zo open mogelijk. Het geeft de mogelijkheid tot inzage in de statuten en het huishoudelijk reglement en ook in de namen van de bestuursleden met hun naam en pasfoto.
Ook de portrettengalerij van de leden is openbaar met pasfoto en naam behalve van diegenen die daartegen bezwaar gemaakt hebben. Het niet-openbare deel bevat privacygevoelige onderwerpen, zoals de volledige ledenlijst, foto’s van evenementen en verslagen. In het niet-openbare deel biedt de website aan ieder lid de mogelijkheid in de eigen profielpagina aanvullende persoonlijke informatie toe te voegen, zoals hobby’s, bedrijf, foto, Facebook-LinkedIn- Twitter-links, persoonlijke interesses en eventueel gegevens over partner en gezin.
- Verwerkingsregister
Probusclub Leusden zal zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is ieder gegeven over een levende en identificeerbare persoon. Iedere handeling met een persoonsgegeven is een verwerking. In een register moeten de verwerkingen vastgelegd worden, het zogenaamde verwerkingsregister (hierna: “register”).
Probusclub Leusden zal in het verwerkingsregister vastleggen de persoonsgegevens van nieuwe leden en de wijzigingen van de persoonsgegevens van de bestaande leden, alsmede bij het vertrek van leden. De secretaris is verantwoordelijk voor deze verwerking en het bijhouden van het verwerkingsregister. De persoonsgegevens van de leden die gebruikt worden bij de voorbereiding en de uitvoering van alle bijeenkomsten en evenementen t.b.v. de leden zullen niet vastgelegd worden in het verwerkingsregister. Dit geldt zowel voor de gehele correspondentie als foto’s, video’s en films. Over deze onderdelen zal geen informatie verstrekt worden aan derden.
- Verstrekking aan derden
De persoonsgegevens kunnen aan derden verstrekt worden, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, met toestemming van het betreffende lid.
Probusclub Leusden heeft als koepel Probus Nederland. Probusclub Leusden informeert Probus Nederland met gegevens over de secretaris, de penningmeester en de webmasters van Probusclub Leusden. Hierbij worden naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres uitgewisseld. Verder kunnen persoonsgegevens aan andere partijen verstrekt worden, indien dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij Probusclub Leusden zou kunnen opvragen. In een dergelijk geval moet Probusclub Leusden medewerking verlenen en is dan ook verplicht deze gegevens af te staan, met medeweten van de betrokkene.
- Bewaartermijn
Probusclub Leusden bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
- Rechten omtrent persoonsgegevens
Elk lid van Probusclub Leusden heeft recht op inzage in, rectificatie of verwijdering van (een deel van) de persoonsgegevens, die aan de Probusclub Leusden overhandigd zijn.
- Klachten
Bij een klacht van een lid over de verwerking van persoonsgegevens zal Probusclub Leusden zijn uiterste best doen de klacht te verhelpen. Lukt dat niet in voldoende mate, dan heeft het lid het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming
- Procedure
Op 2 oktober 2018 is het concept privacyreglement besproken in de Algemene Ledenvergadering. Van deze vergadering is een kort verslag gemaakt en aan de leden toegezonden. Gemaakte opmerkingen zijn verwerkt in deze versie van het privacyreglement, dd. 1 november 2018.
De bestaande leden krijgen dit document toegezonden met het verzoek om in te stemmen met dit privacyreglement door middel van ondertekening van bijlage 1 en dit te retourneren aan de secretaris. De secretaris bewaart de inzendingen.
De nieuwe leden zal op de zelfde wijze worden verzocht in te stemmen met het privacyreglement.